某物业项目用户档案管理规程

物业项目用户档案管理规程1目的规范用户档案的保管与跟踪工作。

2适用范围适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。

3职责3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。

3. 2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。

4工作流程

4.1建立《用户档案》,其内容包括:

4.1.1《入伙通知书》;

4.1.2购房合同;

4.1.3《用户档案资料表》(用户营业执照的复印件张贴于表后面);

4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》;

4.1.5经用户签署后的《用户公约》;

4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》;

4.1.7《房屋交付验收表》;

4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料;

4.1.9《委托银行代收费协议书》;

4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料;

4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。

4.2档案盒的制作

4.2.1 根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。

4.2.2 在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称,其格式一般是由文档名称、组织机构、编号、栋号楼层号房号等几部分组成,表达式如下:______-____-______以YK大厦为例:CPM-AVIC-001CPM:物业管理有限公司AVIC:--园管理中心001:编号001标签效果图如右所示:

4.2.3 将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

4.3用户档案的建立

4.3.1 准备适量的 26cm__34cm左右尺寸的档案袋。

4.3.2 将写有"栋号、楼层号、房号"的标签贴纸贴在档案袋封面上。

4.3.3 将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.3.4 将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

4.3.5 按档案盒内的各用户的档案排列顺序,将档案有关内容登记在《用户档案》内。

其内容包括:序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、备注等栏目。

4.4用户档案的跟踪

4.4.1当发生下列情况变化时,物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中:a.通讯电话联络方式发生变化时;

b.用户产权发生更替时;

c.住房使用人发生变化时。

4.4.2《用户档案》跟踪管理,由事务管理员每季度进行一次用户情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他费用一个月以上的用户,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

4.5《用户档案》属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理中心经理批准,经行政部资料档案员办理登记手续后方可查阅。

4.6《用户档案》应永久保存。

4.7将各用户资料输入电脑进行无纸化管理。

4.8本规程执行情况作为行政部资料档案员绩效考评的依据之一。

5相关文件和质量记录表格

5.1《管理处文件、资料管理规程》

5.2《入伙登记册》